Consolidación de Datos

Para consolidar datos, se combinan los valores de varios rangos de datos. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de sus oficinas regionales, puede utilizar una consolidación para reunir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos para toda la organización.
Excel permite consolidar datos de varios modos. El método más flexible es crear fórmulas que hagan referencia a las celdas de cada rango de datos que se vaya a combinar. Las fórmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de cálculo se denominan fórmulas 3D.

Utilizar fórmulas 3D

Si utiliza referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) en las fórmulas no habrá restricciones en el diseño de los rangos de datos independientes. Puede cambiar la consolidación del modo que necesite. La consolidación se actualiza automáticamente cuando cambian los datos de los rangos de origen.

Utilizar fórmulas para combinar datos

En el siguiente ejemplo, la fórmula de la celda A2 agrega tres números de tres posiciones diferentes en tres hojas de cálculo distintas.

Agregar datos a una consolidación con referencias 3D

Cuando todas las hojas de cálculo de origen tengan el mismo diseño, podrá utilizar un rango de nombres de hojas en fórmulas 3D. Para agregar otra hoja de cálculo a la consolidación, sólo tendrá que mover la hoja al rango al que haga referencia la fórmula.

Consolidar por posición

Consolide los datos por posición cuando los datos de todas las áreas de origen se organicen en un orden y una ubicación idénticos; por ejemplo, si cuenta con datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la misma plantilla, puede consolidar los datos por posición.
Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. También puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.

Consolidar por categorías 

Consolide los datos por categorías si desea resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente. Este método combina los datos que tienen rótulos coincidentes en cada hoja de cálculo.
Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. Como alternativa, puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella.

Cómo consolidar datos

Puede crear un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes incluidos los externos a Excel.) a partir de varios rangos de consolidación. Este método es similar al de consolidación por categorías, pero ofrece una mayor flexibilidad para reorganizar las categorías.
Examine los datos y decida si desea consolidarlos utilizando referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) en fórmulas, por posición o por categoría.

Fórmulas: Puede utilizar referencias 3D en fórmulas para cualquier tipo o distribución de datos. Es el método recomendado. 

Posición    Si va a combinar datos que están en la misma celda en varios rangos, puede consolidar por posición. 

Categoría : Si tiene varios rangos con diseños diferentes y va a combinar datos de filas o columnas que tengan rótulos coincidentes, puede consolidar por categoría.

Siga uno de estos procedimientos

Consolidar los datos con referencias 3D o fórmulas

1. En la hoja de cálculo de consolidación, copie o introduzca los rótulos que desee para los datos de consolidación.
2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidación.
3. Introduzca una fórmula que incluya referencias a las celdas de origen en cada hoja de cálculo que contenga los datos que se desea consolidar. Por ejemplo, para combinar los datos de la celda B3 de las hojas de cálculo Hoja 2 a Hoja 7 ambas inclusive, podría escribir =SUMA(Hoja2:Hoja7!B3). Si los datos que va a consolidar están en celdas diferentes de hojas de cálculo distintas, escriba una fórmula como esta: =SUMA(Hoja3!B4, Hoja4!A7, Hoja5!C5). Para introducir una referencia como Hoja3!B4 en una fórmula sin escribir, escriba la fórmula hasta el punto en el que necesita la referencia, haga clic en la etiqueta de la hoja de cálculo y, a continuación, haga clic en la celda.

Consolidar por posición o categoría

Configure los datos que va a consolidar.

1. Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.): cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.
2. Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente. No ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación. 
3. Si realiza la consolidación por posición, asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño. Si realiza la consolidación por categoría, asegúrese de que los rótulos de las columnas o filas que desea combinar tienen idéntica ortografía y coincidencia de mayúsculas y minúsculas.
4. Asigne un nombre a cada rango: seleccione todo el rango, elija Nombre en el menú Insertar, haga clic en Definir y escriba un nombre para el rango. 
5. Haga clic en la celda superior izquierda del área donde desee que aparezcan los datos consolidados.
6. En el menú Datos, haga clic en Consolidar.
7. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desea que utilice Microsoft Excel para consolidar los datos.
8. Haga clic en el cuadro Referencia, elija la etiqueta de hoja del primer rango que va a consolidar, escriba el nombre que asignó al rango y, a continuación, haga clic en Agregar. Repita este paso para cada rango.   
9. Si desea actualizar la tabla de consolidación automáticamente cada vez que cambien los datos en cualquiera de los rangos de origen y no está seguro de si más tarde deseará incluir rangos diferentes o adicionales en la consolidación, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.
10. Si realiza la consolidación por posición, deje en blanco las casillas bajo Usar rótulos en. Microsoft Excel no copia los rótulos de fila o columna de los rangos de origen a la consolidación. Si desea rótulos para los datos consolidados, cópielos de uno de los rangos de origen o introdúzcalos manualmente. Si realiza la consolidación por categoría, active las casillas de verificación bajo Usar rótulos en que indican dónde están localizados los rótulos en los rangos de origen: en la fila superior, la columna izquierda o ambas. Los rótulos que no coincidan con los de las otras áreas de origen producirán filas o columnas independientes en la consolidación.

Reflexión

La consolidación de datos sirve para resumir datos que tienes en varios sitios, pero con una estructura parecida. Mediante la consolidación podrías hacer automáticamente un resumen que junte información de toda la hoja y muestre el total. La herramienta de consolidación ya tiene en cuenta si algún dato no está en todas las hojas y demás, la utilidad está clara cuando tienes datos con la misma estructura en diferentes lugares y quieres resumirlo todo a la vez, es muy util y necesaria ya que sin ella tendrían tambien los trabajos una mala visualización de todo el concepto que encierra este..."

Subtotales

Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Por ejemplo, en una hoja de cálculo que contenga datos sobre ventas correspondientes a tres categorías de productos distintas, primero puede ordenar los productos por categoría y, a continuación, seleccionar todas las celdas que contienen datos y abrir el cuadro de diálogo Subtotales (menú Datos, comando Subtotales).

En el cuadro de diálogo Subtotales puede elegir la columna en la que desea basar los subtotales (como por ejemplo para cada uno de los valores distintos de la columna Semana), el cálculo de resumen que desea realizar y la columna o columnas que contienen los valores que deben resumirse. Por ejemplo (como se muestra en la imagen anterior), podría calcular los subtotales de la cantidad de unidades vendidas en cada categoría. Una vez definidos los subtotales, aparecen en la hoja de cálculo.

Como muestra la imagen anterior, cuando se agregan subtotales a una hoja de cálculo, Excel también define grupos tomando como base las filas usadas para calcular los subtotales. Las agrupaciones forman un esquema de su hoja de cálculo según los criterios usados para crear los subtotales. Todas las filas que contienen productos de mobiliario aparecen en un grupo, las filas que contienen herramientas en otro, etc. La sección de esquema de la parte izquierda de la hoja de cálculo contiene controles que puede utilizar para mostrar u ocultar grupos de filas.

En la sección de esquema se pueden encontrar tres tipos de controles:

• Botones Ocultar detalles: Cuando las filas de un grupo están visibles, aparece un botón para ocultar detalles junto a dicho grupo.
• Botones Mostrar detalles: Cuando se oculta un grupo de filas, el botón que aparece junto al grupo cambia y se transforma en un botón para mostrar detalles . Al hacer clic en un botón Mostrar detalles se restauran las filas de ese grupo y aparecen en la hoja de cálculo.
• Botones Nivel: Cada uno de los botones de nivel numerados representa un nivel de organización dentro de una hoja de cálculo; al hacer clic en un botón de nivel se ocultan todos los niveles de detalle situados debajo del botón en el que se hace clic.

La tabla siguiente identifica los tres niveles de organización del gráfico anterior.

Nivel	Descripción
1	Total general
2	Subtotales de cada grupo
3	Filas de la hoja de cálculo

En la hoja de cálculo presentada en la imagen anterior, al hacer clic en el botón de nivel 2 se ocultarían las filas que contuvieran datos sobre las ventas de productos concretos, pero quedarían visibles en la hoja de cálculo la fila del total general (nivel 1) y todas las filas que contienen los subtotales de cada producto (nivel 2).

Para mayor flexibilidad, puede agregar niveles de detalle al esquema creado por Excel, lo que le permitirá ocultar detalles concretos de vez en cuando. Por ejemplo, puede que desee ocultar las ventas de vallas, campanillas y estacas de bambú (que sabe vender bien) para ver el nivel de ventas de los demás productos y compararlos entre sí.

Crear un nuevo grupo de esquema dentro de un grupo existente

1. Seleccione las filas que desea agrupar.
2. Elija el comando Agrupar y esquema del menú Datos y haga clic en Agrupar.

Excel creará un nuevo grupo en un nuevo nivel (nivel 4), como se puede ver en la imagen siguiente.

Quitar un grupo

1. Seleccione las filas incluidas en un grupo.
2. Elija el comando Agrupar y esquema del menú Datos y haga clic en Desagrupar.
3. Y eso es todo.

Reflexión

La Función "Subtotales" es muy útil ya que nos ayuda a administrar muy bien y de mas de una forma ciertos tipos de información que tenemos en las celdas de excel, aparte de que principalmente calcula valores y totales generales de una lista. Nos ayuda también a resumir valores que son necesario hacerlo, ya sea por ejemplo agrupándolos en un solo grupo. Es una exelente ayuda en cuanto a organización..."

Tablas Dinámicas

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad.

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacen con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

Para acceder al asistente accedemos al menú Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos. Aparece la primera pantalla de tres de las que se compone el asistente para tablas dinámicas, donde nos solicita que indiquemos la situación de los datos a analizar y qué tipo de informe vamos a crear.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Lista de Excel y que vamos a crear una Tabla dinámica. En la segunda pantalla seleccionamos el rango dónde tenemos los datos a utilizar en la tabla dinámica. Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras.

A continuación nos aparece el tercer paso del asistente...

En esta última pantalla debemos indicar dónde vamos a situar el resultado de la tabla dinámica. Hemos escogido situarla en una Hoja de cálculo nueva. Si pulsamos sobre Diseño... accedemos a un cuadro de diálogo donde podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.

En la imagen podemos apreciar que nos aparece una estructura formada por las filas, columnas, datos y además un campo para el nº de página. Y en el lateral derecho tenemos los campos disponibles de la tabla, los cuales podemos arrastrar a las diferentes partes del diagrama de la izquierda. Por ejemplo podríamos contruir una tabla dinámica con la siguiente estructura: - En el campo Fila arrastramos REF, las referencias de nuestros artículos. - En el campo Columna arrastramos MES. - Y en Datos arrastramos IMPORTE Nos quedaría una estructura como podemos ver en la imagen de abajo.

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido. Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinámica nos aparece en la hoja, la barra de herramientas Tabla dinámica: (La podemos visualizar y ocultar con la opción de menú Ver -- Barras de Herramientas.) En esta barra nos encontramos botones útiles como el botón para darle a la tabla un formato predefinido, y otros que veremos a lo largo del tema.. También aparece el cuadro Lista de campos de tabla dinámica que nos permite modificar la estructura de la tabla añadiendo campos a las distintas zonas, o bien utilizando el botón Agregar a en combinación con el cuadro de lista que aparece al lado del botón, o simplemente arrastrándo el campo sobre la zona deseada. De igual forma podemos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera de la tabla. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Esta lista de campos se puede mostrar u ocultar con el botón de la barra Tabla dinámica.

Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información:

  Eliminar una tabla dinámica.

Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr o con la tabla seleccionada hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Eliminar del menú Pop-up.

Aplicar filtros a una tabla dinámica

Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar unicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales vemos que están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del campo Mes nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses. Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Mostrar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril.

 Obtener promedios en una tabla dinámica
Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.

Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú Pop-up con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen.

En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.

También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón de la barra Tabla dinámica.

Reflexión

Pues yo pienso que las tablas dinámicas son muy interesantes, importantes y muy útil ya que engloba gran parte de los temas anteriores como las funciones, listas, gráficos, etcetera ya que combina y compara en forma rápida grandes volúmenes de datos. Permitiendo el análisis multidimejsnsional de los datos al girar las filas y las columnas creando diferentes formas de visualizar reportes con los datos de origen. Llendo desde lo general a lo específico. Las tablas dinámica solo sirven para resumir los datos según la consulta realizada, pero no permiten modelar dentro de la tabla. La opción posible sería tomar los datos de la Tabla Dinámica Excel con la función IMPORTAR DATOS DINAMICOS e incorporarlos a nuestro modelo Excel.

Listas, Ordenamientos y Filtros

Excel le permite ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso, mediante los Botones, Orden Ascendente y Orden Descendente.

Se pueden ordenar las filas completas o solamente las celdas seleccionadas, basado en la primer columna de la selección. Desde luego, si sus datos consisten en filas de hechos relacionados entre sí, ordenar por filas completas es más seguro.

El diálogo le permitirá seleccionar cuales columna(s) usar como base del ordenamiento.   

Puede establecer Ordenar en  tres niveles. Excel ordenará primero todas las filas que se hayan seleccionado basadas en la primer columna que haya elegido. A continuación, Excel ordena las filas que tengan los mismos valores que esa primer columna a Ordenar, usando la segunda columna que haya elegido. Por último Excel ordena las filas que tengan los mismos primeros y segundos valores de columna, usando la tercer columna que usted eligió. Un ejemplo sería un ordenamiento de tres columnas usado para disponer listas de nombres en orden alfabético. Cuando cada nombre consiste de tres celdas - Apellido - Nombre de pila - Nombre del medio.

PASO A PASO: ORDENAR


ORDENAR: BOTÓN
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio dos para aplicar filtros a los rangos:

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
• Filtro avanzado, para criterios más complejos.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

1. Abrir viajes.xls desde su disquete Clase.
    
2. Seleccionar filas 5 - 23, que contienen los registros de los viajes vendidos. (Asegure de seleccionar las filas completas.)
    
3. Clic en el botón  Orden Ascendente de la barra de herramientas Estándar. Las filas seleccionadas son ordenadas en orden alfabético basado en la primer columna.
4. Deshacer

 ORDENAR: DIÁLOGO

1. Si fuera necesario, seleccionar nuevamente las filas de datos - Filas 5 - 23.
    
2. Seleccionar  Datos  |  Ordenar...  El diálogo ordenar se abre. Por defecto, al fondo, la fila del Encabezado es seleccionada. De esta forma, Excel asume  que la primer fila que ha seleccionado contiene etiquetas para las columnas. Estas etiquetas están enumeradas en las listas que descienden, para ayudarlo a elegir qué columnas usar para el ordenamiento.
    
3. En el cuadro de texto Ordenar por,  seleccionar desde la lista que baja, Viaje, y hacer un clic en Ascendente. Dejar en blanco a los otros cuadros de texto. Esta vez usted usará Ordenar solo en la columna Viaje. 
   
   Esté seguro de que la fila Encabezado sea seleccionada. (por defecto)
   
   
4. Clic en Aceptar. Las filas seleccionadas son ordenadas, agrupando las filas del mismo valor en la columna Viaje.

   Este orden alfabético parece ser complicado. Sería más útil tener a las Ofertas Especiales juntas y a la Otra categoría al final.  Otro es para todos los viajes que no eran una de las ofertas especiales. También, sería más natural ordenar los viajes en el orden en que aparecen en el volante publicitario. De manera que el orden requerido sería: Tahiti, Nueva Zelandia, Mundo, Otro. Necesitará crear una Lista Personalizada.

   
   

   
   

   CREAR LISTA PERSONALIZADA

   
   

   1. Seleccionar desde el menú  Herramienta  |  Opciones  |  ficha Listas Personalizadas.
      
      
   2. Clic en el cuadro de Entradas de listas. El cursor aparece en el cuadro de entradas de Listas. 
   
   3. Escribir la categoría de viaje como se muestra. Usar la tecla ENTRAR para crear una nueva línea. (Si está compartiendo esta computadora con otros estudiantes, esta lista personalizada puede que ya esté allí.)   Tahití
      Nueva Zelandia
      Mundo
      Otro  
   4. Clic en el botón Agregar para adicionar esta lista al cuadro de Listas personalizadas en el extremo izquierdo.
       
   5. Clic en el botón Aceptar  para cerrar el diálogo.

   
   

   ORDENAR : LISTA PERSONALIZADA 

   1. Con las Filas 5-23 aún seleccionadas, nuevamente abrir el diálogo Ordenar. ( Datos  |  Ordenar )
        
   2. Clic en el botón Opciones. Se abre el cuadro de Opciones de ordenar.  
   3. Seleccionar desde la lista que baja, la lista personalizada de viajes: Tahití, Nueva Zelandia, Mundo, Otro.
       
   4. Dejar la Orientación tildada en Ordenar de arriba abajo y hacer clic en Aceptar.
      
   5. Seleccionar para el segundo cuadro de texto Cliente. Asegure que el diálogo Ordenar se está viendo todavía, Viaje en el primer cuadro de texto y la fila de encabezamiento es seleccionada. Clic en Aceptar.
      Las filas seleccionadas son ahora ordenadas en el orden de la lista Personalizada, de manera que los diferentes viajes ahora son agrupados juntos. Los Clientes para cada viaje son listados alfabéticamente. Qué bien ordenado!
   6. Guardar Como viajes2.xls. Si usa el botón Guardar, el archivo guardado antes, será sobrescrito.

   
   

   

 FILTRO

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
• Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

AUTOFILTRO

Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado.

1.Rango sin flitrar

2.Rango filtrado

Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.

Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango específico (como un valor de Davolio).

FILTRO AVANZADO

El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos.

EJEMPLO DE CRITERIOS COMPLEJOS

+Varias condiciones en una misma columna

Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna Vendedor.

REFLEXIÓN

En esta entrada como se puede ver, nos explica como podemos ordenar los rotulos, números, etc. Los datos se ingresan con frecuencia en la hoja de cálculos en un orden que es complicado, para poder contestar ciertas preguntas. De hecho, puede necesitar mirar a los mismos datos de diferentes maneras, en distintos momentos. Ordenar puede ayudar a reconfigurar los datos de manera de poder usarlos más eficientemente. Y por último los filtros, este nos sirve para facilitarnos la búsqueda de datos dentro de un rango. Al utilizar el filtro este no reorganiza el resultado monstrado pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango..."

Gráficas

En Excel, un gráfico es la manera de representar visualmente unos datos numéricos. Esa representación visual puede realizarse de muy diversas formas, pero el objetivo consiste siempre en que la persona que ve el gráfico pueda darse cuenta de una sola mirada de la información más importante contenida en los números de los que el gráfico procede.
Si comparas una tabla de datos con un gráfico creado a partir de ella, podrás comprobar que esto es cierto: mirar el gráfico es una forma mucho más rápida de conocer la información más relevante contenida en unos datos

Creación de una Gráfica

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

A la hora de crear un gráfico, Excel2000 dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste, de forma que nos resulte más fácil.

Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:

·Seleccione los datos a representar en el gráfico.

·Seleccione el menú Insertar.

·Elige la opción Gráfico... Si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.

O bien haz clic sobre el botón Gráfico
de la barra de herramientas.
Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO.

·Elige un tipo de gráfico.
Observa como existen más tipos de gráficos en la ficha o pestaña Tipos personalizados.


·Una vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elige un subtipo.

·Si pulsas sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los datos seleccionados en el paso 1

 ·En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de diálogo, hacer clic sobre el botón deseado:


CANCELAR para no realizar el gráfico.
ATRÁS para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botón aparecerá desactivado ya que no tiene sentido.
SIGUIENTE para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el último paso, este botón no tendrá sentido.
FINALIZAR para salir del asistente, pero creando el gráfico con todas las opciones que tiene por defecto.
En caso de elegir el botón SIGUIENTE, aparecerá el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN.

 
Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos fichas o pestañas:
En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado en el primer paso. Si éste último se realizó correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botón
el asistente se convertirá en una barra más pequeña.

eleccione el rango a representar y haz clic sobre le botón

para volver con el asistente para gráficos.

Seleccione la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos.

En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte superior del cuadro de diálogo, una muestra de nuestro gráfico.


Haz clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente para gráficos.

En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,

Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre, escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botón
del recuadro Nombre.

En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos. Éstos aparecen según la selección realizada en el paso 8.

Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores de la forma explicada en los pasos 11 y 12.

Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar.

El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.



Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe.
Observa la muestra del gráfico en la parte superior.


Haz clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico.


Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos: OPCIONES DE GRÁFICO, que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico.

Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla.

Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico: UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que nos permitirá elegir si deseamos el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente.

O bien, haz clic en la opción Como objeto en si deseas que nuestro gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo. Se puede elegir en qué hoja situarlo.

Si has elegido la opción de gráfico como objeto en una hoja de cálculo, Excel2000 crea el gráfico en una posición y con un tamaño predeterminados, no te preocupes ya que a continuación te explicamos cómo modificar dichas opciones.

Además el gráfico aparecerá remarcado con un cuadro y con unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada borde. Esto nos indica que el gráfico está seleccionado. Si no lo estuviese, para seleccionar cualquier gráfico, basta con hacer clic sobre él

Reflexión

Un Gráfico es muy importante, efectivo y provisional ya que nos permite representar cualquier información que tengamos en excel, ya sea académica, de negocios o de cualquier otro campo de una manera única y mas digerible, lo podemos representar de manera aún mas simple para que así cualquier otra persona que pueda observar esto, entienda mejor lo que pasa..."