Tablas Dinámicas

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc...

Para aquellos que tengan conocimientos de Access es lo más parecido a una consulta de referencias cruzadas, pero con más interactividad.

Veamos cómo podemos crear una tabla dinámica a partir de unos datos que ya tenemos.

Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

Supongamos que tenemos una colección de datos de los artículos del almacen con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo.

Vamos a crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes.

Para acceder al asistente accedemos al menú Datos - Informe de tablas y gráficos dinámicos. Aparece la primera pantalla de tres de las que se compone el asistente para tablas dinámicas, donde nos solicita que indiquemos la situación de los datos a analizar y qué tipo de informe vamos a crear.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los de la Lista de Excel y que vamos a crear una Tabla dinámica. En la segunda pantalla seleccionamos el rango dónde tenemos los datos a utilizar en la tabla dinámica. Debemos seleccionar todas las celdas incluyendo las cabeceras.

A continuación nos aparece el tercer paso del asistente...

En esta última pantalla debemos indicar dónde vamos a situar el resultado de la tabla dinámica. Hemos escogido situarla en una Hoja de cálculo nueva. Si pulsamos sobre Diseño... accedemos a un cuadro de diálogo donde podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica.

En la imagen podemos apreciar que nos aparece una estructura formada por las filas, columnas, datos y además un campo para el nº de página. Y en el lateral derecho tenemos los campos disponibles de la tabla, los cuales podemos arrastrar a las diferentes partes del diagrama de la izquierda. Por ejemplo podríamos contruir una tabla dinámica con la siguiente estructura: - En el campo Fila arrastramos REF, las referencias de nuestros artículos. - En el campo Columna arrastramos MES. - Y en Datos arrastramos IMPORTE Nos quedaría una estructura como podemos ver en la imagen de abajo.

Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido. Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinámica nos aparece en la hoja, la barra de herramientas Tabla dinámica: (La podemos visualizar y ocultar con la opción de menú Ver -- Barras de Herramientas.) En esta barra nos encontramos botones útiles como el botón para darle a la tabla un formato predefinido, y otros que veremos a lo largo del tema.. También aparece el cuadro Lista de campos de tabla dinámica que nos permite modificar la estructura de la tabla añadiendo campos a las distintas zonas, o bien utilizando el botón Agregar a en combinación con el cuadro de lista que aparece al lado del botón, o simplemente arrastrándo el campo sobre la zona deseada. De igual forma podemos quitar un campo de un zona arrastrándolo fuera de la tabla. Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Esta lista de campos se puede mostrar u ocultar con el botón de la barra Tabla dinámica.

Si arrastrásemos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente tabla, más compleja pero con más información:

  Eliminar una tabla dinámica.

Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr o con la tabla seleccionada hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Eliminar del menú Pop-up.

Aplicar filtros a una tabla dinámica

Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar unicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales vemos que están acompañados, en su parte derecha, de una flecha indicando una lista desplegable. Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del campo Mes nos aparece una lista como vemos en la imagen con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses. Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Mostrar todo). Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar o sobre Cancelar para cerrar y dejarlo como estaba. Aplicando el filtro a varios campos podemos formar condiciones de filtrado más complejas, por ejemplo podemos seleccionar ver los articulos con referencia 1236 de Abril.

 Obtener promedios en una tabla dinámica
Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el mínimo, el promedio, etc.

Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú Pop-up con diferentes opciones, debemos escoger la opción Configuración de campo... y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen.

En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc.

También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón de la barra Tabla dinámica.

Reflexión

Pues yo pienso que las tablas dinámicas son muy interesantes, importantes y muy útil ya que engloba gran parte de los temas anteriores como las funciones, listas, gráficos, etcetera ya que combina y compara en forma rápida grandes volúmenes de datos. Permitiendo el análisis multidimejsnsional de los datos al girar las filas y las columnas creando diferentes formas de visualizar reportes con los datos de origen. Llendo desde lo general a lo específico. Las tablas dinámica solo sirven para resumir los datos según la consulta realizada, pero no permiten modelar dentro de la tabla. La opción posible sería tomar los datos de la Tabla Dinámica Excel con la función IMPORTAR DATOS DINAMICOS e incorporarlos a nuestro modelo Excel.

Listas, Ordenamientos y Filtros

Excel le permite ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso, mediante los Botones, Orden Ascendente y Orden Descendente.

Se pueden ordenar las filas completas o solamente las celdas seleccionadas, basado en la primer columna de la selección. Desde luego, si sus datos consisten en filas de hechos relacionados entre sí, ordenar por filas completas es más seguro.

El diálogo le permitirá seleccionar cuales columna(s) usar como base del ordenamiento.   

Puede establecer Ordenar en  tres niveles. Excel ordenará primero todas las filas que se hayan seleccionado basadas en la primer columna que haya elegido. A continuación, Excel ordena las filas que tengan los mismos valores que esa primer columna a Ordenar, usando la segunda columna que haya elegido. Por último Excel ordena las filas que tengan los mismos primeros y segundos valores de columna, usando la tercer columna que usted eligió. Un ejemplo sería un ordenamiento de tres columnas usado para disponer listas de nombres en orden alfabético. Cuando cada nombre consiste de tres celdas - Apellido - Nombre de pila - Nombre del medio.

PASO A PASO: ORDENAR


ORDENAR: BOTÓN
Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio dos para aplicar filtros a los rangos:

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
• Filtro avanzado, para criterios más complejos.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

1. Abrir viajes.xls desde su disquete Clase.
    
2. Seleccionar filas 5 - 23, que contienen los registros de los viajes vendidos. (Asegure de seleccionar las filas completas.)
    
3. Clic en el botón  Orden Ascendente de la barra de herramientas Estándar. Las filas seleccionadas son ordenadas en orden alfabético basado en la primer columna.
4. Deshacer

 ORDENAR: DIÁLOGO

1. Si fuera necesario, seleccionar nuevamente las filas de datos - Filas 5 - 23.
    
2. Seleccionar  Datos  |  Ordenar...  El diálogo ordenar se abre. Por defecto, al fondo, la fila del Encabezado es seleccionada. De esta forma, Excel asume  que la primer fila que ha seleccionado contiene etiquetas para las columnas. Estas etiquetas están enumeradas en las listas que descienden, para ayudarlo a elegir qué columnas usar para el ordenamiento.
    
3. En el cuadro de texto Ordenar por,  seleccionar desde la lista que baja, Viaje, y hacer un clic en Ascendente. Dejar en blanco a los otros cuadros de texto. Esta vez usted usará Ordenar solo en la columna Viaje. 
   
   Esté seguro de que la fila Encabezado sea seleccionada. (por defecto)
   
   
4. Clic en Aceptar. Las filas seleccionadas son ordenadas, agrupando las filas del mismo valor en la columna Viaje.

   Este orden alfabético parece ser complicado. Sería más útil tener a las Ofertas Especiales juntas y a la Otra categoría al final.  Otro es para todos los viajes que no eran una de las ofertas especiales. También, sería más natural ordenar los viajes en el orden en que aparecen en el volante publicitario. De manera que el orden requerido sería: Tahiti, Nueva Zelandia, Mundo, Otro. Necesitará crear una Lista Personalizada.

   
   

   
   

   CREAR LISTA PERSONALIZADA

   
   

   1. Seleccionar desde el menú  Herramienta  |  Opciones  |  ficha Listas Personalizadas.
      
      
   2. Clic en el cuadro de Entradas de listas. El cursor aparece en el cuadro de entradas de Listas. 
   
   3. Escribir la categoría de viaje como se muestra. Usar la tecla ENTRAR para crear una nueva línea. (Si está compartiendo esta computadora con otros estudiantes, esta lista personalizada puede que ya esté allí.)   Tahití
      Nueva Zelandia
      Mundo
      Otro  
   4. Clic en el botón Agregar para adicionar esta lista al cuadro de Listas personalizadas en el extremo izquierdo.
       
   5. Clic en el botón Aceptar  para cerrar el diálogo.

   
   

   ORDENAR : LISTA PERSONALIZADA 

   1. Con las Filas 5-23 aún seleccionadas, nuevamente abrir el diálogo Ordenar. ( Datos  |  Ordenar )
        
   2. Clic en el botón Opciones. Se abre el cuadro de Opciones de ordenar.  
   3. Seleccionar desde la lista que baja, la lista personalizada de viajes: Tahití, Nueva Zelandia, Mundo, Otro.
       
   4. Dejar la Orientación tildada en Ordenar de arriba abajo y hacer clic en Aceptar.
      
   5. Seleccionar para el segundo cuadro de texto Cliente. Asegure que el diálogo Ordenar se está viendo todavía, Viaje en el primer cuadro de texto y la fila de encabezamiento es seleccionada. Clic en Aceptar.
      Las filas seleccionadas son ahora ordenadas en el orden de la lista Personalizada, de manera que los diferentes viajes ahora son agrupados juntos. Los Clientes para cada viaje son listados alfabéticamente. Qué bien ordenado!
   6. Guardar Como viajes2.xls. Si usa el botón Guardar, el archivo guardado antes, será sobrescrito.

   
   

   

 FILTRO

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples
• Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar.

AUTOFILTRO

Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna del rango filtrado.

1.Rango sin flitrar

2.Rango filtrado

Microsoft Excel indica los elementos filtrados en azul.

Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna; por ejemplo, las filas que contengan valores comprendidos en un rango específico (como un valor de Davolio).

FILTRO AVANZADO

El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos.

EJEMPLO DE CRITERIOS COMPLEJOS

+Varias condiciones en una misma columna

Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen "Davolio," "Buchanan" o "Suyama" en la columna Vendedor.

REFLEXIÓN

En esta entrada como se puede ver, nos explica como podemos ordenar los rotulos, números, etc. Los datos se ingresan con frecuencia en la hoja de cálculos en un orden que es complicado, para poder contestar ciertas preguntas. De hecho, puede necesitar mirar a los mismos datos de diferentes maneras, en distintos momentos. Ordenar puede ayudar a reconfigurar los datos de manera de poder usarlos más eficientemente. Y por último los filtros, este nos sirve para facilitarnos la búsqueda de datos dentro de un rango. Al utilizar el filtro este no reorganiza el resultado monstrado pero sí permite aplicar formato, representar en gráficos e imprimir dicho rango..."

Gráficas

En Excel, un gráfico es la manera de representar visualmente unos datos numéricos. Esa representación visual puede realizarse de muy diversas formas, pero el objetivo consiste siempre en que la persona que ve el gráfico pueda darse cuenta de una sola mirada de la información más importante contenida en los números de los que el gráfico procede.
Si comparas una tabla de datos con un gráfico creado a partir de ella, podrás comprobar que esto es cierto: mirar el gráfico es una forma mucho más rápida de conocer la información más relevante contenida en unos datos

Creación de una Gráfica

Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.

A la hora de crear un gráfico, Excel2000 dispone de un asistente que nos guiará en la creación de éste, de forma que nos resulte más fácil.

Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:

·Seleccione los datos a representar en el gráfico.

·Seleccione el menú Insertar.

·Elige la opción Gráfico... Si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.

O bien haz clic sobre el botón Gráfico
de la barra de herramientas.
Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO.

·Elige un tipo de gráfico.
Observa como existen más tipos de gráficos en la ficha o pestaña Tipos personalizados.


·Una vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elige un subtipo.

·Si pulsas sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los datos seleccionados en el paso 1

 ·En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de diálogo, hacer clic sobre el botón deseado:


CANCELAR para no realizar el gráfico.
ATRÁS para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botón aparecerá desactivado ya que no tiene sentido.
SIGUIENTE para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el último paso, este botón no tendrá sentido.
FINALIZAR para salir del asistente, pero creando el gráfico con todas las opciones que tiene por defecto.
En caso de elegir el botón SIGUIENTE, aparecerá el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN.

 
Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos fichas o pestañas:
En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado en el primer paso. Si éste último se realizó correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botón
el asistente se convertirá en una barra más pequeña.

eleccione el rango a representar y haz clic sobre le botón

para volver con el asistente para gráficos.

Seleccione la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos.

En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte superior del cuadro de diálogo, una muestra de nuestro gráfico.


Haz clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente para gráficos.

En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,

Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre, escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botón
del recuadro Nombre.

En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos. Éstos aparecen según la selección realizada en el paso 8.

Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores de la forma explicada en los pasos 11 y 12.

Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar.

El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.



Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe.
Observa la muestra del gráfico en la parte superior.


Haz clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico.


Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos: OPCIONES DE GRÁFICO, que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico.

Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla.

Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico: UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que nos permitirá elegir si deseamos el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente.

O bien, haz clic en la opción Como objeto en si deseas que nuestro gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo. Se puede elegir en qué hoja situarlo.

Si has elegido la opción de gráfico como objeto en una hoja de cálculo, Excel2000 crea el gráfico en una posición y con un tamaño predeterminados, no te preocupes ya que a continuación te explicamos cómo modificar dichas opciones.

Además el gráfico aparecerá remarcado con un cuadro y con unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada borde. Esto nos indica que el gráfico está seleccionado. Si no lo estuviese, para seleccionar cualquier gráfico, basta con hacer clic sobre él

Reflexión

Un Gráfico es muy importante, efectivo y provisional ya que nos permite representar cualquier información que tengamos en excel, ya sea académica, de negocios o de cualquier otro campo de una manera única y mas digerible, lo podemos representar de manera aún mas simple para que así cualquier otra persona que pueda observar esto, entienda mejor lo que pasa..."

LA FUNCION =SI()

La función SI sirve para cuando requerimos evaluar una condición y dependiendo de si se cumple o no tener uno u otro resultado, es decir, si se cumple la condición tendríamos un resultado y si no se cumple el resultado sería otro.

Esta función requiere de tres (3) argumentos:

Sintaxis:

 SI=(Prueba_lógica;Valor_si_verdadero;Valor_si_falso)

Prueba_Lógica: En la expresión que queremos evaluar.

Valor_si_verdadero: Como su nombre lo indica, es el resultado si la prueba lógica resulta verdadera

Valor_si_falso: Indica es el resultado si la prueba lógica resulta falsa.

Ejemplo de operación: Si el numero que tenemos en la columna A es mayor que 5 la columna B debe decir “MAYOR”, de lo contrarioen B debe decir “NO ES MAYOR”

La función quedaría de la siguiente forma:

=SI(A1>5,"MAYOR","NO ES MAYOR")

Como se aprecia en la imagen.

 Posteriormente la función se debe repetir para cada valor que tengamos en “A” como se muestra en la imagen.

Finalmente tenemos el resultado.

Reglas para el uso de las funciones de Excel:

1. Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

2. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis.

3. No dejes espacios antes o despuès de cada paréntesis.

4. Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

5. Coloque los argumentosliterales (valores que vayan a ser mostrados como texto) entre comillas. No utilice comillas en los números.

6. Los argumentos deben separarse por un punto y coma (;)

Reflexión.

 "La función "SI" es de mucha utilidad para muchas personas, por ejemplo, los maestros ya que para calificar (Además de utilizaar la función "PROMEDIO") usan la funcion "SI" para edterminar si el alumno está aprobado o no."

Operadores Relacionales

Los operadores relacionales son símbolos que se usan para comparar dos valores. Si el resultado de la comparación es correcto la expresión considerada es verdadera, en caso contario es falsa. Por ejemplo, 8<4 (Ocho es menor que cuatro)es verdadera, se representa por el valor true del tipo básico boolean, en cambio, 8<4 (ocho menor que cuatro) es falsa, false. En la primera columna de la tabla, se dan los símbolos de los operadores relacionales, el la segunda, el nombre de dichos operadores.

Lista de los Operadores en Excel

Operador	nombre	ejemplo	significado
<	Menor que	a<b	a es menor que b
>	Mayor que	a>b	a es mayor que b
==	Igual a	a==b	a es igual a b
!=	No igual a	a!=b	a no es igual a b
<=	Menor que o igual a	a<=5	a es menor que o igual a b
>=	Mayor que o igual a	a>=b	a es menor que o igual a b

¿Cuándo se Utilizan?

Estos operadores se utilizan para comprobar dos valores y saber si el resultado de la comprobación es verdadera o falsa.

¿Cómo usarlos en Excel en modo directo?

Modo directo de utilizar un operador relacional cuando utilizamos un operador relacional podemos utilizarlo de dos manera una de ellas es la manera directa este se logra teniendo dos cantidades constantes o variables por ejemplo si nos posicinamos en una celda cualquiera y introducimos esta fórmula: =20>7 Excel nos mandará un resultado ya sea verdadero o cierto en este caso nos mandará el rótulo "VERDADERO" esto quiere decir que 20 realmente es mayor que 7 pero si tenemos valores relativos osea que cada valor se encuentre en una celda por ejemplo si tenemos en la celda A2 el valor 20 y en la celda B2 el valor 7 y ponemos en la celda C2 la misma fórmula pasada nos mostrará el mismo resultado pero si en la celda A2 cambiamos el valor por el valor 5 el resultado cambia mandándonos el rótulo "FALSO".

Valor Retorno

Cuando un programa termina de ejecutarse, devuelve o retorna un valor. En el caso de los programas, el valor de retorno es un número. El valor es cero (0) si el programa finalizó con éxito o distinto de cero si el programa no finalizó con éxito. Cada uno de los valores distintos de cero va asociado a una causa distinta (sabiendo este valor podríamos saber por qué razón falló el programa).


Para una mejor reflexión del tema se añadirá un mapa conceptual.

Reflexión

Los operadores relacionales son "operaciones" binarias por que necesitan 2 argumentos para que arroje si la comparación es verdadera o falsa como en los ejemplos anteriormente mostrados en todo el tema. La comparación no solo abarca los valores añadidos en una celda tambien puede comparar rótulos."

¿Que es una funciòn?

Es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.

El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función.

Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.

Estructura de una función

La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_funcion(argumento1;argumento2;…;argumentoN)

Esto es:

1. Signo igual (=).
2. Nombre de la función.
3. Paréntesis de apertura.
4. Argumentos de la función separados por puntos y comas.
5. Paréntesis de cierre.

 Categorìas de funciones

Funciones de Base de Datos

BD.PROMEDIO: Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos.

BD.CONTAR: Cuenta el número de celdas que contienen números en una base de datos.

BD.CONTARA: Cuenta el número de celdas no vacías en una base de datos.

BD.EXTRAER: Extrae de una base de datos un único registro que cumple los criterios especificados.

BD.MAX: Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos.

BD.MIN: Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos.

BD.PRODUCTO: Multiplica los valores de un campo concreto de registros de una base de datos que cumplen los criterios especificados.

BD.DESVEST: Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas seleccionadas en la base de datos.

BD.DESVESTP: Calcula la desviación estándar en función de la población total de las entradas seleccionadas de la base de datos.

BD.SUMA: Suma los números de la columna de campo de los registros de la base de datos que cumplen los criterios.

BD.VAR: Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos.

BD.VARP: Calcula la varianza a partir de la población total de entradas seleccionadas de la base de datos.

Funciones de Fecha y Hora

FECHA: Devuelve el número de serie correspondiente a una fecha determinada.

FECHANUMERO: Convierte una fecha con formato de texto en un valor de número de serie.

DIA: Convierte un número de serie en un valor de día del mes.

DIAS360: Calcula el número de días entre dos fechas a partir de un año de 360 días.

FECHA.MES: Devuelve el número de serie de la fecha equivalente al número indicado de meses anteriores o posteriores a la fecha inicial.

FIN.MES: Devuelve el número de serie correspondiente al último día del mes anterior o posterior a un número de meses especificado.

HORA: Convierte un número de serie en un valor de hora.

MINUTO: Convierte un número de serie en un valor de minuto.

MES: Convierte un número de serie en un valor de mes.

DIAS.LAB: Devuelve el número de todos los días laborables existentes entre dos fechas.

AHORA: Devuelve el número de serie correspondiente a la fecha y hora actuales.

SEGUNDO: Convierte un número de serie en un valor de segundo.

HORA: Devuelve el número de serie correspondiente a una hora determinada.

HORANUMERO: Convierte una hora con formato de texto en un valor de número de serie.

HOY: Devuelve el número de serie correspondiente al día actual.

DIASEM: Convierte un número de serie en un valor de día de la semana.

NUM.DE.SEMANA: Convierte un número de serie en un número que representa el lugar numérico correspondiente a una semana de un año.

DIA.LAB: Devuelve el número de serie de la fecha que tiene lugar antes o después de un número determinado de días laborables.

AÑO: Convierte un número de serie en un valor de año.

FRAC.AÑO: Devuelve la fracción de año que representa el número total de días existentes entre el valor de fecha_inicial y el de fecha_final.

 

Funciones de Información 

CELDA: Devuelve información acerca del formato, la ubicación o el contenido de una celda.

TIPO.DE.ERROR: Devuelve un número que corresponde a un tipo de error.

INFO: Devuelve información acerca del entorno operativo en uso.

ESBLANCO: Devuelve VERDADERO si el valor está en blanco.

ESERR: Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error excepto #N/A.

ESERROR: Devuelve VERDADERO si el valor es cualquier valor de error.

ES.PAR: Devuelve VERDADERO si el número es par.

ESLOGICO: Devuelve VERDADERO si el valor es un valor lógico.

ESNOD: Devuelve VERDADERO si el valor es el valor de error #N/A.

ESNOTEXTO: Devuelve VERDADERO si el valor no es texto.

ESNUMERO: Devuelve VERDADERO si el valor es un número.

ES.IMPAR: Devuelve VERDADERO si el número es impar.

ESREF: Devuelve VERDADERO si el valor es una referencia.

ESTEXTO: Devuelve VERDADERO si el valor es texto.

N: Devuelve un valor convertido en un número.

ND: Devuelve el valor de error #N/A.

TIPO: Devuelve un número que indica el tipo de datos de un valor.

Funciones Lógicas

Y: Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO.

FALSO: Devuelve el valor lógico FALSO.

SI: Especifica una prueba lógica que realizar.

SI.ERROR: Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula.

NO: Invierte el valor lógico del argumento.

O: Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO.

VERDADERO: Devuelve el valor lógico VERDADERO.

Funciones de Texto

ASC: Convierte las letras inglesas o katakana de ancho completo (de dos bytes) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho medio (de un byte).

TEXTOBAHT: Convierte un número en texto, con el formato de moneda ß (Baht).

CARACTER: Devuelve el carácter especificado por el número de código.

LIMPIAR: Quita del texto todos los caracteres no imprimibles.

CODIGO: Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de texto.

CONCATENAR: Concatena varios elementos de texto en uno solo.

MONEDA: Convierte un número en texto, con el formato de moneda $ (dólar).

IGUAL: Comprueba si dos valores de texto son idénticos.

ENCONTRAR, ENCONTRARB: Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de minúsculas).

DECIMAL: Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales.

JIS: Convierte las letras inglesas o katakana de ancho medio (de un byte) dentro de una cadena de caracteres en caracteres de ancho completo (de dos bytes).

IZQUIERDA, IZQUIERDAB: Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto.

LARGO, LARGOB: Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto.

MINUSC: Pone el texto en minúsculas.

EXTRAE, EXTRAEB: Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posición que se especifique.

FONETICO: Extrae los caracteres fonéticos (furigana) de una cadena de texto.

NOMPROPIO: Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto.

REEMPLAZAR, REEMPLAZARB: Reemplaza caracteres de texto.

REPETIR: Repite el texto un número determinado de veces.

DERECHA, DERECHAB: Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto.

HALLAR, HALLARB: Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de minúsculas).

SUSTITUIR: Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto.

T: Convierte sus argumentos a texto.

TEXTO: Da formato a un número y lo convierte en texto.

ESPACIOS: Quita los espacios del texto.

MAYUSC: Pone el texto en mayúsculas.

VALOR: Convierte un argumento de texto en un número.

Reflexión

Las Fórmulas se utilizan para ahorrar tiempo a la hora de hacer cuentas y no complicarse, da seguridad en los cálculos ya que por lo general no se hacen tan extensas y por su puesto da elegancia a la presentación que hacemos en este programa de Excel. Existen mucha variedad de formulas dentro las cuales claro usamos solo las mas comunes por lo general pero cada formula tiene su beneficio y es muy importante y vital aprender a conocer cada una de estas ya que nos son muy útiles en todo el uso del programa y sin ellas sería demaciado complicado manipular esto...